La sociedad REPUESTO VERDE S.A.S. quien obra como EL RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales obtenidos en virtud del giro ordinario de su actividad, implementa en atención a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, estipula implementar la presente política de protección de datos personales, la cual, será aplicable a la totalidad de los datos recogidos por EL RESPONSABLE del tratamiento.

De conformidad con lo anterior, el presente documento le es aplicable no solo como empleador sino también está dirigido a sus empleados, clientes, proveedores y terceros. Por lo tanto, todas las partes involucradas deberán observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular dicte REPUESTO VERDE S.A.S. respecto al tratamiento de datos personales, lo cual implica que la divulgación y el uso indebido que genere un perjuicio a los titulares de dichos datos, tal y como se encuentra establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de datos personales por parte de REPUESTO VERDE S.A.S., se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta norma.

Artículo 1. Objeto: Por medio del presente Manual se da cumplimiento a lo exigido en el literal k) del artículo 1, litera f) del artículo 17 y artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. En ese sentido, la presente política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, circulación y supresión de los datos personales tratados por REPUESTO VERDE S.A.S.

Artículo 2. Ámbito de aplicación y alcance: El Manual Interno de Políticas y Procedimiento Para La Protección de Datos Personales de REPUESTO VERDE S.A.S., identificada con el NIT 901357162 – 6, con domicilio en el municipio de Itagüí (Antioquia), ubicada en la dirección Carrera 41 C No. 50-50, con el correo electrónico servicioalcliente@repuestoverde.com y teléfono de contacto 304 3410159, está dirigida a ser implementada no solo en su calidad de empleador sino también para ser aplicada por los empleados, clientes y terceros y respecto de toda la información personal registrada en las bases de datos de REPUESTO VERDE S.A.S.

Artículo 3. Definiciones: REPUESTO VERDE S.A.S. para dar cumplimiento a lo establecido en el presente manual y de conformidad a la Ley 1581 de 2012, establece las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Para efectos del presente manual, el formato de autorización para tratamiento de datos personales se encuentra relacionado en el anexo 1.
2. Aviso de privacidad: Es todo documento físico, electrónico o formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de los datos personales, el cual contiene la información concerniente a las políticas de tratamiento de la información que se aplicarán, y la manera de acceso a éstas con sus respectivas características. Para efectos del presente manual, este aviso se encuentra relacionado en el Anexo 2.
3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Cesión o comunicación de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona distinta del interesado. Para efectos del presente manual, REPUESTO VERDE S.A.S. únicamente realizará las cesiones expresamente autorizadas por el titular de dichos derechos.
5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
6. Dato privado: Es aquella información reservada que sólo es de interés para el titular.
7. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. REPUESTO VERDE S.A.S. actuará como encargada del tratamiento y en caso de presentarse transmisión de las bases de datos debido a relaciones contractuales, comerciales, entre otros; los clientes, proveedores y/o contratistas también tendrán la calidad de encargado del tratamiento.
9. Medidas de seguridad: Son aquellas medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garantizan la seguridad de los datos de carácter personal exigibles a las bases de datos y tratamiento, recogidas en la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
10. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. REPUESTO VERDE S.A.S. actuará como responsable el tratamiento de los datos personales que recolecte en el ejercicio de su objeto social.
11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
2. Violación de Datos Personales: Acceso no autorizado, uso, alteración, pérdida o divulgación de datos personales como consecuencia de una falla en las medidas de seguridad, que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información.
3. Reclamo: Solicitud presentada por el Titular o su representante legal al Responsable o Encargado del Tratamiento, para corregir, actualizar o suprimir su información personal, o para revocar la autorización otorgada.
4. Petición de Consulta: Solicitud presentada por el Titular o su representante legal al Responsable o Encargado del Tratamiento, mediante la cual se requiere acceso a su información personal almacenada en una base de datos.

Artículo 4. Principios rectores: REPUESTO VERDE S.A.S. dará cumplimiento a los siguientes principios para el tratamiento y protección de los datos personales:

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos personales: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos obtenidos por REPUESTO VERDE S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de REPUESTO VERDE S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales, salvo información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

1. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por parte de REPUESTO VERDE S.A.S. se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

Artículo 5. Finalidades: El tratamiento que realizará REPUESTO VERDE S.A.S. con la información personal será el siguiente: la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, circulación y supresión de los datos personales tratados, con las siguientes finalidades:

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los clientes, proveedores y trabajadores.
• Para el desarrollo y ejecución de los contratos de prestación de servicios, arrendamiento, suministro, distribución, mandato, entre otros.
• Aspectos laborales, afiliación a la Seguridad Social, Cajas de Compensación Familiar.
• Cumplimiento de la relación estatutaria de los accionistas de la empresa.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los clientes de REPUESTO VERDE S.A.S.
• Realización de encuestas de satisfacción a los trabajadores, clientes, proveedores y demás terceros con los que con REPUESTO VERDE S.A.S. tenga relación laboral, comercial o negocial.
• Inicio, ejecución y liquidación de los contratos civiles y/o comerciales.
• Conocer y almacenar la ubicación geográfica de los clientes y demás personas naturales y jurídicas con las que REPUESTO VERDE S.A.S. tenga contacto mediante sus Sitios o Portales Web, tales como sus páginas web, aplicaciones y demás herramientas informáticas que sean puestos a disposición del público por parte de la empresa.
• Suministrar información financiera a las autoridades fiscales, tributarias, judiciales y a los organismos de control.
• Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que REPUESTO VERDE S.A.S. legítimamente disponga.
• Tratamiento por parte del área de Nómina de los embargos provenientes de providencias judiciales que afecten el salario y prestaciones sociales de los trabajadores.
• Para llevar a cabo los trámites de garantía que el cliente pueda iniciar.
• Para efectuar los pagos correspondientes en las compras llevadas a cabo por los trabajadores.
• Para el envío de información laboral, como lo es: circulares, comunicados, citaciones a descargos, llamados de atención y demás. Mediante aplicaciones de mensajería instantánea, según los contactos aportados a la empresa.
• Para cualquier asunto relacionado con la seguridad del establecimiento de comercio de REPUESTO VERDE S.A.S.
• Dar a conocer a los usuarios de los productos o servicios que ofrezca la compañía, utilizando para ello tanto medios físicos y digitales, la información publicitaria y de mercadeo que tenga relación con los servicios que REPUESTO VERDE S.A.S. ofrece en el país.
• Usar las páginas web, redes WiFi y demás canales digitales de REPUESTO VERDE S.A.S.
• Consultar en listas restrictivas y vinculantes la información de cada titular.
• Analizar las preferencias y las experiencias que los clientes de REPUESTO VERDE S.A.S. han tenido respecto de los servicios o productos que la compañía ofrece en el territorio nacional.
• Para notificar a familiares, a la línea de atención 123 y cualquier servicio de atención prioritaria en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de REPUESTO VERDE S.A.S.
• Informar los cambios que se puedan llegar a presentar en desarrollo del vínculo laboral.

Artículo 6. Destinatarios del Manual: El presente Manual se aplicará y obligará a las siguientes personas:

1. Representante(s) legal(es) y/o administradores de la sociedad.
2. Personal interno de REPUESTO VERDE S.A.S., directivos o no que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a REPUESTO VERDE S.A.S. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
4. Los accionistas, revisor fiscal y aquellas personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
6. Las demás personas que indique la ley o que directa o indirectamente acceda a la información personal de REPUESTO VERDE S.A.S., sus trabajadores, clientes, proveedores y terceros con los que tenga contacto.

Artículo 7. Área encargada. Para la protección de los datos personales, REPUESTO VERDE S.A.S. le asigna al área administrativa la responsabilidad de propender por la implementación de todas las medidas técnicas, humanas y administrativas tendientes a garantizar la protección de los datos personales y el cumplimiento de la ley y sus decretos reglamentarios.

Por lo anterior, el área encargada o quien haga sus veces, tramitará y resolverá las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos, en ejercicio de su derecho constitucional de consultar, rectificar, actualizar o suprimir los datos, a los cuales REPUESTO VERDE S.A.S. realiza tratamiento.

No obstante, REPUESTO VERDE S.A.S. se reserva la potestad de delegarle al área jurídica de la empresa, la responsabilidad de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Artículo 8. Derechos de los titulares: De conformidad con el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los datos personales del titular de la información.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
2. Ejercer sus derechos a través de los mecanismos y procedimientos establecidos por REPUESTO VERDE S.A.S., conforme a lo dispuesto en la presente política, garantizando el principio de gratuidad y facilitación del ejercicio de los derechos.

Artículo 9. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento: Según lo establecido en el artículo 17 y en el parágrafo del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, REPUESTO VERDE S.A.S. tiene tanto la calidad de responsable como a de encargado del tratamiento de los datos personales y, de conformidad con ello, dará cumplimiento de los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitará y conservará, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informará debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservará la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizará que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizará la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificará la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrará al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con los previsto en la ley 1581 de 2012.
9. Exigirá al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitará las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
11. Adoptará e implementará el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. En especial, dará aplicación a las disposiciones referentes a la atención de consulta y reclamos.
12. Informará al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informará a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informará a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riegos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplirá las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Dará cumplimiento a los demás deberes consagrados en la ley.

Parágrafo: En caso de que REPUESTO VERDE S.A.S. realice transmisión de las bases de datos que tiene bajo su custodia en razón de alguna suscripción de un contrato, convenio, alianza, o establecerse relación comercial con un tercero, éste en calidad de encargado del tratamiento será responsable de darle cumplimiento a los deberes que se encuentran establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y a las medidas de seguridad estipuladas en el presente manual.

Artículo 10. Autorización. REPUESTO VERDE S.A.S. para solicitar autorización de tratamiento de datos personales, deberá comunicarle al respectivo titular de dichos datos, la siguiente información:

1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes.
3. Los derechos que le asisten como titular.
4. Los canales de comunicación establecidos para ejercer sus derechos como titulares de los datos personales, como la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

Parágrafo primero: REPUESTO VERDE S.A.S. implementará el Anexo 1, que hace parte integral de este manual, como uno de los mecanismos físicos y eficientes de comunicación para solicitar la autorización de tratamiento de datos a los respectivos titulares. Este formato será utilizado en todos los casos en que se requiera recolectar información personal de manera directa, garantizando que la autorización sea previa, expresa e informada. El diligenciamiento de este formulario será obligatorio como requisito previo para proceder con cualquier recolección o tratamiento de datos personales.

Además, se servirá de la aceptación que se contenga en los contratos digitales, la autorización pedida por medios auditivos y la que se disponga por medio de checkbox en la página web principal para hacer el tratamiento de los datos personales.

En estos medios de solicitud de información, se informará la finalidad específica del tratamiento, los derechos que le asisten al titular, así como la identidad del responsable del tratamiento y la forma de ejercer sus derechos.

Sin embargo, para los datos personales recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2012, implementará cualquier mecanismo eficiente de comunicación que permita solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y poner en conocimiento las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos mediante el aviso de privacidad que se encuentra relacionado en el Anexo 2 que hace parte integral de este manual, de conformidad con los dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

Parágrafo segundo: REPUESTO VERDE S.A.S. conservará prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el titular lo solicite, entregarle copia de la autorización emitida.

Artículo 11. Consulta: En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales y con el fin de garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data de los titulares de los datos personales, REPUESTO VERDE S.A.S. solicita que, para la radicación y atención de su solicitud, se suministre la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.

Para la atención de consultas REPUESTO VERDE S.A.S. habilitará los medios pertinentes y evidenciará prueba de éstas, siempre y cuando pueda mantener la prueba. Las consultas pueden ser realizadas por los titulares o sus causahabientes y podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades, se mantenga relación contractual con el titular de la información, no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de las bases de datos de REPUESTO VERDE S.A.S.

Artículo 12. Reclamos: De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante REPUESTO VERDE S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a REPUESTO VERDE S.A.S. con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 13. Tratamiento de datos personales:  De acuerdo con la normatividad, REPUESTO VERDE S.A.S. en calidad de responsable o encargado del mismo, realizará el tratamiento de los datos personales con base en los siguientes parámetros:

1. Datos personales relacionados frente a la Gestión del área administrativa:

• Tratamiento de datos antes de la relación contractual laboral: REPUESTO VERDE S.A.S. deberá informar, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en el proceso de selección, las reglas que se aplicarán en el tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, igualmente de aquellos que se proporcionen durante el proceso de selección.
• Finalización del proceso de selección: Una vez culminado el proceso de selección, REPUESTO VERDE S.A.S. al momento de informar el resultado negativo de éste, entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de dichos datos hayan autorizado por escrito la destrucción de los mismos.

En virtud del principio de legalidad, REPUESTO VERDE S.A.S. deberá eliminar de sus sistemas de información los datos de quienes no fueron seleccionados, los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas.

En caso de realizar el proceso de selección por medio de contratistas, se deberá especificar en los contratos de prestación de servicios la regulación del tratamiento de los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de estos.

Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de REPUESTO VERDE S.A.S. solamente serán usados para el proceso de selección, por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

• Tratamiento de los datos personales durante la relación laboral: REPUESTO VERDE S.A.S. almacenará los datos e información personal del proceso de selección de los empleados en una carpeta que contenga el nombre de cada uno de ellos. Esa carpeta física, solo será acreditada y tratada por el área encargada y su finalidad será la de administrar la relación contractual entre REPUESTO VERDE S.A.S. y el empleado.

Por lo anterior, el uso de la información de los trabajadores para los fines diferentes a la administración de la relación laboral se encuentra prohibida, salvo que sea solicitada por orden de una autoridad competente.

• Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual: Al momento de la terminación del contrato laboral, independientemente de la causa, REPUESTO VERDE S.A.S. deberá almacenar en un archivo central los datos personales obtenidos del proceso de selección y la documentación que haya sido generada durante la ejecución del contrato laboral. Esta información deberá contar con medidas y niveles de seguridad altas, debido a que dicha información laboral puede contener datos sensibles.

REPUESTO VERDE S.A.S. tiene prohibido ceder la información sensible a terceras personas, pues ello desconfigura la finalidad para la cual fue obtenida por parte de los titulares.

1. Tratamiento de datos personales de los accionistas: Los datos personales de los accionistas de REPUESTO VERDE S.A.S. son de carácter reservado, puesto que éstos se encuentran registrados en los libros de comercio, tal y como lo dispone la ley.  Por lo tanto, el acceso a dicha información se regirá por lo expresado en el Código de Comercio.

REPUESTO VERDE S.A.S. solamente usará los datos personales de los accionistas para las finalidades que se originen por la relación estatutaria.

1. Tratamiento de datos personales de los proveedores: REPUESTO VERDE S.A.S. recaudará la información necesaria de sus proveedores con la finalidad de seleccionar, evaluar y llevar a cabo la relación comercial. REPUESTO VERDE S.A.S. cuando lo vea necesario preservará de manera excepcional los datos personales de los proveedores, empleados y contratistas, pero por regla general la información que requiera para verificar la idoneidad y competencia de los empleados, proveedores, contratistas y terceros, deberá devolvérsela a éstos. 

En caso de que REPUESTO VERDE S.A.S. entregue datos personales de sus trabajadores a los proveedores, contratistas, clientes y/o subcontratistas, éstos mediante acuerdo de confidencialidad para protección de datos personales deberán proteger dichos datos, conforme a lo dispuesto en este manual. REPUESTO VERDE S.A.S. verificará que los datos solicitados sean los necesarios y pertinentes para llevar a cabo la relación contractual con cualquiera de las partes anteriormente enunciadas.

1. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación: En caso que por procesos de contratación, alianza y/o asociación que celebre la empresa REPUESTO VERDE A.S. y terceros, éstos accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de los accionistas, empleados, contratistas, subcontratistas o proveedores deberán adoptar las medidas de seguridad establecidas en el presente Manual de políticas de Protección de Datos Personales de la sociedad mencionada, suscribir el acuerdo de confidencialidad para protección de datos personales e implementar las medidas de seguridad que indique.
2. Tratamiento de datos personales en recopilación automática de información personal: En algunos casos, REPUESTO VERDE S.A.S. y sus proveedores de servicios utilizan cookies, web beacons y otras tecnologías para recopilar automáticamente ciertos tipos de datos cuando se visitan sus sitios web, así como a través de correos electrónicos que se pueden llegar a intercambiar. La recopilación de esta información permite personalizar la experiencia en línea, mejorar el rendimiento y la facilidad de navegación en línea, y medir la eficacia de las actividades de mercadeo de REPUESTO VERDE S.A.S.:

• Dirección IP: Las direcciones “IP” con la que cuenta REPUESTO VERDE S.A.S. es un número que se asignada a los servidores con el ánimo de poder acceder a Internet. Las direcciones “IP” desde las cuales los visitantes se conectan a los sitios web de REPUESTO VERDE S.A.S. se registrarán para propósitos de seguridad informática y para diagnóstico del sistema en línea. Esta información también se usará en forma agregada para realizar análisis de tendencia y rendimiento de sus sitios web.
• Cookies: Con el fin de garantizar la funcionalidad básica y mejorar la experiencia de los visitantes, los Sitios Web de REPUESTO VERDE S.A.S. podrán servirse de cookies, las cuales son utilizadas para algunos propósitos específicos, tales como recordar o identificar el computador o dispositivo desde el cual el visitante ingresa a los sitios web.

Bajo esa permisión, las cookies se almacenarán en los computadores o dispositivos que los visitantes hayan habilitado en el momento de acceder a Internet.

En el caso de utilizar cookies, REPUESTO VERDE S.A.S. garantizará que en la mayoría de los sus sitios web aparezca un mensaje solicitando su consentimiento para recopilar cookies. Si el visitante acepta su implementación, el computador o dispositivo del visitante no será registrado para actividades de mercadeo.

Según la funcionalidad del sistema, es posible que los sitios web de REPUESTO VERDE S.A.S. requiera de un tipo secundario de cookie llamado «user-input». Su selección se guardará en una cookie. Si el visitante desea revocar su selección, podrá hacerlo borrando las cookies directamente en su navegador.

Cuando se utilicen cookies, REPUESTO VERDE S.A.S. garantizará que los navegadores puedan configurar su navegador para aceptar o rechazar las cookies.

También podrá usarse herramientas de terceros en las páginas web de REPUESTO VERDE S.A.S. con el ánimo de proporcionar funcionalidad adicional. El uso de estas herramientas normalmente coloca una cookie en los dispositivos usados por el visitante para que el servicio sea más fácil de usar, y para que las páginas web de la empresa se muestren correctamente.

En todo caso, las cookies que puedan llegarse a utilizar, por sí solas no pueden reportare a REPUESTO VERDE S.A.S. la dirección de correo electrónico, ni lo identificación personal de los visitantes. Los informes analíticos tienen el propósito de identificar el número total de visitantes a los sitios web de la empresa y las tendencias del origen geográfico de los visitantes, pero no son para identificar individualmente a los visitantes.

• Web beacons: REPUESTO VERDE S.A.S. podrá disponer de una web beacon, la cual es un pequeño archivo de imagen en una página web que puede usarse para recopilar determinada información del servidor del visitante, como la dirección IP, la hora en que se visualizó el contenido, el tipo de navegador y la existencia de cookies previamente establecidas por el mismo servidor.

REPUESTO VERDE S.A.S. o sus proveedores de servicios en caso de contar con web beacons, la utilizaran para rastrear la eficacia de los sitios web de terceros que les brinden servicios de reclutamiento y de mercadeo, para recopilar estadísticas agregadas de visitantes y para administrar cookies.

En todo caso, el visitante deberá tener la opción de no utilizar web beacons rechazando sus cookies asociadas. El web beacon aún puede registrar una visita anónima desde la dirección IP del visitante, pero la información de las cookies no podrá ser grabará.

1. Tratamiento de datos personales obtenidos de herramientas basadas en la ubicación: Salvo que el sistema operativo del visitante permita una opción distinta, cuando este utiliza los servicios o accede a las plataformas de REPUESTO VERDE S.A.S., esta recibe su ubicación geográfica de forma automática, así como su ubicación permanente. La ubicación geográfica del visitante constituye un dato personal, por lo que le es aplicable, en lo pertinente, las disposiciones contenidas en el presente Manual Interno de Políticas y Procedimiento para la Protección de Datos Personales.

La ubicación geográfica se utiliza en particular para permitir a REPUESTO VERDE S.A.S., ofrecer mejores servicios y mejorar las funciones optimizando la experiencia del visitante o usuario en las plataformas, por ejemplo, personalizando el contenido que será desplegado para su consulta de acuerdo a los intereses del visitante o usuario, entre otras mejoras en la experiencia.

La información sobre localización permanente puede ser compartida con terceros, en los mismos términos y para los mismos fines en que pueden ser compartidos los demás Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra ofrecer y promover productos y servicios por parte de REPUESTO VERDE S.A.S., o de sus socios, terceros y aliados comerciales, para enviar notificaciones, avisos o anuncios, para fines estadísticos, entre otros.

1. Tratamiento de datos personales de titulares con una relación general con REPUESTO VERDE S.A.S.: En caso de hacerse recolección de datos personales de titulares para una finalidad que no se encuentra descrita en los literales anteriores, se sujetará a lo dispuesto en el presente manual. Para llevar a cabo dicha relación de manera previa REPUESTO VERDE S.A.S. deberá informar y obtener la autorización de los titulares de los datos personales.

Parágrafo primero: Sin perjuicio de lo anterior, REPUESTO VERDE S.A.S. podría tener solamente la calidad de responsable del tratamiento en caso de presentarse trasmisión de las bases de datos debido a la ejecución de su objeto social, lo cual implicará que los clientes, proveedores, contratistas y/o terceros desempeñen su calidad de encargados del tratamiento y deberán dar cumplimiento a todas las medidas de seguridad establecidas en el presente manual.

Parágrafo segundo: Las áreas de la sociedad REPUESTO VERDE S.A.S. que desarrollen procesos de negociación en los que se vean involucrados datos de carácter personal, deberán dar cumplimiento al presente manual con el fin de prevenir sanciones legales.

Artículo 14. Prohibición tratamiento: REPUESTO VERDE S.A.S. prohíbe el acceso, utilización, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de REPUESTO VERDE S.A.S., lo cual será aplicable por todos los accionistas, empleados, contratistas y/o subordinados de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S.

Parágrafo primero: El incumplimiento de esta prohibición por parte de los trabajadores de REPUESTO VERDE S.A.S. constituirá una falta grave a la relación laboral, la cual se someterá al debido proceso disciplinario que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

Parágrafo segundo: El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores o contratistas que tengan relación comercial con la empresa REPUESTO VERDE S.A.S. constituirá causal grave para la terminación de dicha relación, sin perjuicio de las acciones a las que haya lugar. Lo anterior, aplicará en caso de que el objeto contratado tenga relación con datos personales, y se establecerá mediante el acuerdo de confidencialidad de protección de datos personales, la imposición de perjuicios que se puedan llegar a ocasionar a REPUESTO VERDE S.A.S. como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.

Artículo 15. Prohibición de cesión o comunicación: REPUESTO VERDE S.A.S. prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo y expreso del titular del dato o sin autorización de REPUESTO VERDE S.A.S.

Artículo 16. Prohibición datos sensibles: REPUESTO VERDE S.A.S. prohíbe expresamente el acceso, uso, cesión, comunicación, almacenamiento o cualquier otro tipo de tratamiento de datos personales de carácter sensible que eventualmente llegaren a ser identificados mediante cualquier procedimiento, salvo que medie autorización previa, expresa e informada del titular y se cumplan las condiciones establecidas por la ley. En caso de que se detecten datos sensibles sin autorización válida, estos serán informados al titular con el propósito de que, si lo desea, proceda a su supresión. Si no es posible contactar al titular o este no solicita su eliminación, REPUESTO VERDE S.A.S. procederá a la supresión segura y definitiva de dicha información, garantizando la protección de los derechos fundamentales del titular y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

Artículo 17. Prohibición: La transferencia de datos personales se encuentra prohibida en aquellos países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos personales cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios.

Artículo 18. Transferencia excepcional: REPUESTO VERDE S.A.S. podrá de manera excepcional realizar transferencias internacionales de datos personales en los siguientes casos:

1. Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública;
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas siempre y cuando se cuente con la autorización del titular;
6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguarda del interés público, cuando esté autorizada por una ley o por una orden judicial o administrativa emitida por una autoridad competente.
7. Cuando la transferencia se realice a una matriz, filiales o subsidiarias de REPUESTO VERDE S.A.S. ubicadas en otros países, siempre que se garanticen niveles de protección adecuados y se cuente con los acuerdos contractuales que aseguren el cumplimiento de la legislación colombiana.

Para los casos que no esté contemplada la excepción, será la Superintendencia de Industria y Comercio la encargada de anunciar el veredicto sobre la posibilidad o prohibición de la transferencia de datos a terceros países. El funcionario encargado quedará facultado para requerir la información necesaria, al igual que a adelantar las diligencias que sean imperativas para determinar la viabilidad de la operación.

Siempre que exista un contrato de transmisión de datos entre REPUESTO VERDE S.A.S. y un encargado ubicado por fuera del territorio colombiano, no se requerirá del consentimiento o autorización del titular.

Artículo 19. Obligación de registro nacional: La sociedad REPUESTO VERDE S.A.S. para la ejecución de su actividad empresarial tiene datos personales bajo su custodia, es por ello por lo que de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Decreto único 1074 de 2015 deberá realizar la inscripción ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD); de manera independiente de cada una de las bases de datos que se encuentren sujetas a su tratamiento. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Artículo 20. Información mínima del RNBD: REPUESTO VERDE S.A.S. para realizar la inscripción ante el RNBD deberá registrar la siguiente información:

1. Datos de identificación, ubicación y contactos del responsable del tratamiento de la base de datos.
2. Datos de identificación, ubicación y contactos del o de los encargados del tratamiento de la base de datos.
3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos, los cuales son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento deben poner a disposición de los titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible.
4. Identificar cada una de las bases de datos que inscriba, de acuerdo con la finalidad para la cual fue creada.
5. Forma de tratamiento de las bases de datos (manual y/o automatizada). Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
6. Política de tratamiento de la información.

Parágrafo: REPUESTO VERDE S.A.S. deberá realizar la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos siempre y cuando haya cambios sustanciales en ésta, tal y como lo dispone el artículo 2.2.2.26.3.3. del decreto 1074 de 2015.

Artículo 21: REPUESTO VERDE S.A.S. de conformidad con lo exigido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único 1074 de 2015 implementará los sistemas y mecanismos de manejo de información:

1. Sistemas y mecanismos de manejo de datos personales de los empleados:

• Medida de seguridad física: Los datos personales e información de los empleados se almacena en los archivos físicos de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S. y quedan bajo la responsabilidad exclusiva del área administrativa.
•  
• Medida de seguridad digital: Los datos personales e información que se guarda en los siguientes sistemas de información que tiene REPUESTO VERDE S.A.S.:

1. Software de contabilidad: El software de contabilidad es manejado por el personal del área administrativa, es un software protegido por clave por cada usuario, las cuales son administradas por el área administrativa de la empresa.
2. Carpetas digitales: La información se guarda en carpetas digitales con información de los empleados, la cual es compartida en el servidor de archivos de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S. y está protegido mediante clave de acceso, se asignan permisos de lectura exclusivamente a los usuarios que lo requieren.

• Base de datos tipo SQL: REPUESTO VERDE S.A.S. podrá servirse base de datos estructuradas escritas en lenguaje SQL (Structured Query Language) para el almacenamiento de la información personal de los trabajadores o aspirantes a la vinculación laboral con la empresa.

1. Sistemas y mecanismos de manejo de información de datos personales de los contratistas:

• Medida de seguridad física: Los datos personales e información de los contratistas se almacena en los archivos físicos de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S. y quedan bajo la responsabilidad exclusiva del área administrativa.
• Medida de seguridad digital: Los datos personales e información de los contratistas se guarda en:

1. Software de contabilidad: El software de contabilidad es manejado por el personal del área administrativa, es un software protegido por clave por cada usuario, las cuales son administradas por el área administrativa de la empresa.
2. Carpetas digitales: La información se guarda en carpetas digitales con información de los contratistas, la cual es compartida en el servidor de archivos de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S. y está protegido mediante clave de acceso, se asignan permisos de lectura exclusivamente a los usuarios que lo requieren.

• Base de datos tipo SQL: REPUESTO VERDE S.A.S. podrá servirse base de datos estructuradas escritas en lenguaje SQL (Structured Query Language) para el almacenamiento de la información personal de las personas naturales o jurídicas con las que tenga suscritos contratos civiles o comerciales.

1. Sistemas y mecanismos de manejo de información de datos personales de los proveedores:

• Medida de seguridad física: Los datos personales e información de los proveedores se almacena en los archivos físicos de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S. y quedan bajo la responsabilidad exclusiva del área administrativa.
• Medida de seguridad digital: Los datos personales e información de los proveedores se guarda en:

1. Software de contabilidad: El software de contabilidad es manejado por el personal del área administrativa, es un software protegido por clave por cada usuario, las cuales son administradas por el área administrativa de la empresa.
2. Carpetas digitales: La información se guarda en carpetas digitales con información de los proveedores, la cual es compartida en el servidor de archivos de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S. y está protegido mediante clave de acceso, se asignan permisos de lectura exclusivamente a los usuarios que lo requieren.

• Base de dato tipo SQL: REPUESTO VERDE S.A.S. podrá servirse base de datos estructuradas escritas en lenguaje SQL (Structured Query Language) para el almacenamiento de la información personal de las personas naturales o jurídicas con las que tenga suscritos contratos civiles o comerciales.

1. Sistemas y mecanismos de manejo de información de datos personales de los accionistas:

• Medida de seguridad física: Los datos personales e información de los accionistas se almacena en los archivos físicos de la empresa REPUESTO VERDE A.S. y quedan bajo la responsabilidad exclusiva de la Gerencia. Medida de seguridad digital: Los datos personales e información de los accionistas se guarda en:

1. Software de contabilidad: El software de contabilidad es manejado por el personal del área administrativa, es un software protegido por clave por cada usuario, las cuales son administradas por el área administrativa.
2. Carpetas digitales: La información se podrá guardar en carpetas digitales con información de los accionistas, la cual es compartida en el servidor de archivos de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S. y está protegido mediante clave de acceso, se asignan permisos de lectura exclusivamente a los usuarios que lo requieren.

• Base de dato tipo SQL: REPUESTO VERDE S.A.S. podrá servirse base de datos estructuradas escritas en lenguaje SQL (Structured Query Language) para el almacenamiento de la información personal de las personas naturales o jurídicas con las que tenga suscritos contratos civiles o comerciales.

Parágrafo primero: REPUESTO VERDE S.A.S. utiliza correo electrónico internamente y es posible que parte de la información sea manejada entre funcionarios por este medio, en este caso cada usuario tiene clave individual para acceder a su correo institucional y por tanto la información es manejada individualmente por cada funcionario.

Parágrafo segundo: La empresa REPUESTO VERDE S.A.S. en caso de requerir datos personales de los hijos de los empleados (Niños, niñas y adolescentes) implementará las medidas de seguridad que vayan enfocadas a respetar y salvaguardar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. No obstante, como medida de seguridad física, los datos personales serán manejados por el personal administrativo de la empresa REPUESTO VERDE S.A.S., la cual no podrá entregar a ningún área diferente de la sociedad. Los trabajadores del área administrativa suscribirán un acuerdo de confidencialidad especial que contendrá cláusulas específicas a la protección de aquellos datos personales que se recolecten, almacene y usen de los niños, niñas y adolescentes; hijos de los empleados de la empresa mencionada.

Artículo 22. Garantía del derecho de consulta: De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, REPUESTO VERDE S.A.S. garantizará en todo momento el derecho de consulta a los titulares de los datos personales o a sus causahabientes, quienes podrán acceder de manera gratuita a la información que sobre ellos repose en las bases de datos de la compañía. Para ello, REPUESTO VERDE S.A.S. pondrá a disposición de los titulares mecanismos eficientes y accesibles para el ejercicio de este derecho, tales como: formatos físicos previamente establecidos, herramientas de comunicación electrónicas, y atención personalizada a través del servicio telefónico al cliente

Dichas consultas deben registrarse con los siguientes datos, para acreditar la identidad:

1. Nombre y domicilio del titular.
2. Documento del titular y/o representante.
3. Datos personales sobre los que se pretende ejercer el derecho de consulta.
4. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
5. Motivo(s)/ hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
6. Firma (si aplica) y número de identificación.

Lo anterior se realizará según lo exigido en los artículos 9, 10 y 14 de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 23. Rectificación y actualización de datos: REPUESTO VERDE S.A.S., cumplirá la obligación de rectificar, actualizar los datos personales, cuando sea solicitado por el titular por estar la información incompleta o inexacta.

Por lo anterior, los titulares en las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales que realicen en el correo electrónico servicioalcliente@repuestoverde.com; en la línea de atención telefónica 304 3410159 o en la dirección Carrera 41 C No. 50-50, del municipio de Itagüí (Antioquia); deberán indicar cada una de las correcciones que REPUESTO VERDE S.A.S. deberá realizar y así llegará la documentación que valide su petición, al cual será atendida bien sea por la Gerencia o el área jurídica de la empresa mencionada, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 7 del presente Manual de Políticas de protección de Datos Personales.

Artículo 24. Supresión de los datos personales: En cualquier momento el titular podrá solicitar a REPUESTO VERDE S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales al correo electrónico servicioalcliente@repuestoverde.com o en la línea de atención telefónica 304 3410159 o, en la dirección Carrera 41 C No. 50-50, en la ciudad de Itagüí (Antioquia), por las siguientes razones:

1. Cuando no estén siendo tratados de conformidad con los principios, deberes y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012.
2. Cuando los datos personales han dejado de ser pertinentes y necesarios para la finalidad que fueron obtenidos.
3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Igualmente, el titular podrá revocar la autorización del tratamiento de los datos personales, en cualquier momento, siempre y cuando no tenga un impedimento contractual o disposición legal. El área administrativa de la empresa será la encargada de atender las solicitudes de supresión y revocación de los datos personales, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 7 del presente manual de Políticas de protección de Datos Personales.

Artículo 25. Ámbito de aplicación: Las disposiciones contenidas en el presente capítulo tendrán aplicación especial para los siguientes titulares de datos personales:

1. Usuarios finales.
2. Potenciales Usuarios.
3. Personas de contacto.
4. Trabajadores del responsable y del encargado del tratamiento de datos personales.

Artículo 26. Ejecución de acuerdos comerciales: REPUESTO VERDE S.A.S. en desarrollo de su objeto social suscribe acuerdos comerciales con otras personas naturales o jurídicas que son responsables del tratamiento de datos personales de clientes, proveedores, empleados, usuarios o terceros. Por esa razón, REPUESTO VERDE S.A.S.  será el encargado del tratamiento de datos personales de esos titulares y tendrá la obligación de implementar no sólo las disposiciones contenidas en el presente Manual, sino también garantizar la aplicación de medidas técnicas y organizativas apropiadas, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, cuando:

• Se realicen actividades de registro de los datos personales para la activación, cancelación, portabilidad, exclusión, y demás actividades análogas o relacionadas con los servicios de REPUESTO VERDE S.A.S. que sean prestados por otras personas naturales o jurídicas en virtud de los acuerdos comerciales suscritos.
• Se envíen mensajes, por cualquier medio, con fines regulatorios y que se encuentren relacionados con la prestación de los servicios contratados en virtud de acuerdos comerciales.
• Se deba dar cumplimiento a la regulación que sea aplicable en la prestación de los servicios ofertados por REPUESTO VERDE S.A.S. a través de sus aliados comerciales.
• Se realicen actividades de tratamiento de los datos personales necesarias para el desarrollo del objeto contractual de los acuerdos comerciales suscritos entre REPUESTO VERDE S.A.S. y sus aliados comerciales.

Artículo 27. Regulación del acceso a datos personales provenientes de acuerdos comerciales: Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, REPUESTO VERDE S.A.S. será el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados bajo la autorización y consentimiento de los usuarios finales de los servicios que preste de conformidad con las disposiciones contenidas en el presente Manual.

Parágrafo: El tratamiento de datos personales de los usuarios finales que se detalla en este capítulo deberá circunscribirse a los términos y condiciones contenidos en la autorización de tratamiento de datos personales que haya sido aceptada por estos y estar en consonancia con la Política de Tratamiento de Datos Personales de REPUESTO VERDE S.A.S.

Artículo 28. Obligaciones de REPUESTO VERDE S.A.S.: En su condición de encargado del tratamiento de datos personales en virtud de la suscripción de acuerdos comerciales, será responsable del cumplimiento de las siguientes obligaciones:

28.1. Informar al responsable del tratamiento de datos personales, la recopilación de la información personal que se dé como consecuencia de la prestación de los servicios que haya suscrito REPUESTO VERDE S.A.S. en acuerdos comerciales.

28.2. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento sólo para la finalidad objeto del encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos personales para fines propios o diferentes a los establecidos por el responsable del tratamiento y que se detallen en los contratos que ambas partes suscriban.

28.3. Tratar los datos personales de acuerdo con las estipulaciones contractuales o las instrucciones documentadas que indique el responsable del tratamiento de datos personales. Para todos los efectos legales, se tendrá que esta obligación supondrá la prohibición de efectuar transferencias internacionales de datos sin la autorización de las autoridades de control.

28.4. Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos personales relacionados con los servicios que presta a través de sus aliados comerciales se comprometan de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad, el secreto profesional y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que sensibilizar, formar e informar convenientemente. El deber de secreto y confidencialidad respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo perdurará por el término previsto en la normatividad aplicable.

28.5.  Informar previamente al responsable del tratamiento de datos personales, la subcontratación de las prestaciones que formen parte de los objetos contractuales que suscriban y que supongan el tratamiento de los datos personales relacionados con los servicios. Para tal fin, enviará una comunicación al responsable del tratamiento vía correo electrónico indicando los subcontratistas que realizarán dicho tratamiento.

28.6. Asistir al responsable del tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza de este y a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, para que éste pueda dar cumplimiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación o supresión.

28.7. Garantizar al titular de los datos personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de protección de datos aplicables.

28.8. Resolver las solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición dentro del plazo establecido, por cuenta de la solicitud que para el efecto le haga el responsable del tratamiento.

28.9. Actualizar la información reportada por el responsable del tratamiento de datos personales dentro del plazo establecido para ello.

28.10. Garantizar el cumplimiento de todos aquellos requisitos que sean legalmente exigibles para el correcto tratamiento de las referidas solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.

28.11. Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable del tratamiento, en caso de que aplique.

28.12. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por el plazo de dos (2) años contados desde la finalización del último encargo realizado.

28.13. Implementar el presente Manual Interno de Políticas y Procedimiento Para la Protección de Datos Personales en aras de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

28.14. Dar especial aplicación al numeral 2 del artículo 12 del presente Manual Interno de Políticas y Procedimiento Para la Protección de Datos Personales.

28.15. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión administrativa” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procedimientos administrativos relacionados con la calidad del dato personal.

28.16. Abstenerse de circular información cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

28.17. Informar al responsable del tratamiento, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares relacionados con los datos personales recolectados con ocasión de los acuerdos comerciales vigentes.

28.18. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta el responsable del tratamiento y, en estricto sentido las relacionadas con la Superintendencia de Industria y Comercio.

28.19. Asumir la obligación de implantar las medidas de seguridad correspondientes con el fin de impedir su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos y los riesgos a que estén expuestos los mismos. REPUESTO VERDE S.A.S. reconoce y acepta que almacenar información en línea, a través de servidores y servicios web, envuelve un riesgo inherente de exposición o revelación no autorizada de la información almacenada, y por lo tanto asume dichos riesgos. Además, ofrecerá la garantía o aseguramiento respecto de que la información almacenada no será expuesta o revelada por acciones o errores de terceros. No obstante, se obliga a implementar y mantener estándares y certificaciones de seguridad propias de la industria y a realizar un back up de la información.

Parágrafo: Si REPUESTO VERDE S.A.S. como encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe la normatividad aplicable o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, informará inmediatamente al responsable del tratamiento.

Artículo 29. Obligaciones de los responsables del tratamiento de datos personales: Las personas naturales y jurídicas que en virtud de la suscripción de acuerdos comerciales con REPUESTO VERDE S.A.S. sean responsables del tratamiento de datos personales, tendrán las siguientes obligaciones:

29.1. Garantizar al titular de los datos personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

29.2. Tratar los datos personales de acuerdo con las políticas, acuerdos contractuales y demás documentos existentes entre las partes.  

29.3. Abstenerse de efectuar transferencias internacionales de datos sin la autorización de la entidad competente.

29.4. Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos personales relacionados con los servicios se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad, el secreto profesional y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que sensibilizar, formar e informar convenientemente.

29.5. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización o consentimiento otorgado por el titular de los datos personales. El responsable del tratamiento de los datos personales deberá adoptar medidas efectivas, apropiadas y verificables técnicamente para conservar soporte de la autorización previa, expresa e informada otorgada por cada uno de los usuarios finales.

29.6. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en relación con la prestación de los servicios.

29.7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

29.8. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

29.9. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

29.10. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

29.11. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad aplicable.

29.12. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

29.13. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley aplicable cuando sea de su competencia.

29.14. Asistir al encargado del tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza del mismo y a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, para que éste pueda dar cumplimiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación o supresión, como también, en caso de requerimiento y/o investigaciones administrativas por parte de la autoridad competente. La presente obligación perdurará incluso con posterioridad a la finalización y/o terminación del acuerdo comercial siempre que por ley la retención de los datos personales suponga una duración posterior a la finalización del acuerdo comercial.

29.15. Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimiento Para la Protección de Datos Personales para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

29.16. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

29.17. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

29.18. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

29.19. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 30. Límites a la administración de datos personales: En el evento en que REPUESTO VERDE S.A.S. tenga acceso, en virtud de relaciones comerciales, contractuales o de colaboración, a datos personales contenidos en plataformas, sistemas de información o bases de datos de sus aliados, clientes, proveedores o terceros autorizados, dicho acceso no le otorgará facultades para crear, activar, modificar, actualizar, suprimir o alterar de ningún modo los datos personales allí registrados, salvo que exista autorización previa, expresa y documentada del titular o del responsable del tratamiento. Cualquier operación sobre dicha información deberá respetar estrictamente los términos acordados con el responsable y las limitaciones establecidas en la ley.

Parágrafo primero: Asimismo, REPUESTO VERDE S.A.S. se abstendrá de compartir, divulgar o ceder a terceros los datos personales o la información asociada a los servicios a los que haya tenido acceso, cuando estos tengan el carácter de reservados, confidenciales o estratégicos, salvo que medie autorización del titular, orden de autoridad competente o disposición legal que lo permita. En todo caso, deberá garantizarse el cumplimiento de los principios de seguridad, confidencialidad, legalidad, acceso restringido y uso autorizado en el tratamiento de dicha información.

Parágrafo segundo: REPUESTO VERDE S.A.S., así como las personas naturales o jurídicas con las que suscriba acuerdos comerciales, alianzas estratégicas o contratos de prestación de servicios que impliquen el tratamiento de datos personales, serán responsables de informar de manera inmediata y verificable cuando un titular solicite la exclusión, supresión o cancelación de su información personal de cualquier base de datos de carácter comercial, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Esta obligación de notificación deberá cumplirse sin dilaciones injustificadas, de forma que se garantice el ejercicio oportuno de los derechos del titular y se evite cualquier tratamiento no autorizado o indebido de su información. La omisión, retardo o negligencia en la atención de estas solicitudes constituirá un incumplimiento que podrá generar consecuencias de tipo administrativo, contractual o legal.

En tal sentido, las consecuencias legales, regulatorias, contractuales o sancionatorias que se deriven del incumplimiento de esta obligación serán asumidas en su totalidad por la parte que haya incurrido en la omisión o haya generado el incumplimiento, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan a REPUESTO VERDE S.A.S. para salvaguardar sus intereses y la protección de los derechos de los titulares afectados.

Artículo 31: Conforme a lo contenido en este artículo, REPUESTO VERDE S.A.S. tratará a nombre de los responsables de la protección de datos personales, la siguiente información:

• Datos de identificación (nombre y apellidos, documento de identificación, dirección, correo electrónico, número telefónico).

Datos asociados a la prestación de los contratados a sus aliados comerciales, los cuales se encuentran almacenados en las bases de datos, plataformas y demás aplicativos que sea de uso de sus aliados comerciales.

Artículo 32. Finalidades del tratamiento de datos personales provenientes de acuerdos comerciales: El tratamiento que realizará REPUESTO VERDE S.A.S. en su calidad de encargo, con la información personal obtenida en virtud de la suscripción de acuerdos comerciales con personas naturales o jurídicas será el siguiente: la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, circulación y supresión de los datos personales tratados, con las siguientes finalidades:

• Para llevar a cabo actividades comerciales, de marketing y publicidad de los servicios que presta a través aliados comerciales.
• Mantener comunicación constante con los usuarios finales respecto de los servicios que preste a través de sus aliados comerciales.
• Monitorear procesos tales como, pero sin limitarse a ellos, compra de saldo y activación de paquetes de los usuarios finales.
• Conocer las preferencias y tendencias que infieren en la suscripción de los servicios que adquieren los usuarios finales
• Generar estrategias de branding y publicidad respecto a los servicios que presta a través de sus aliados comerciales.

Parágrafo: REPUESTO VERDE S.A.S. garantizará que cuando le sean administradas claves de acceso o usuarios para ingresar a las plataformas de sus aliados comerciales, y estas son a su vez compartidas con sus colaboradores, la información que sea conocida por estos tendrá la calidad de confidencial. Razón por la cual, deberá hacerle suscribir un acuerdo de confidencialidad al trabajador que haga uso de la información que llegue a conocer. Así mismo, garantizará que el trabajador cuenta con las medidas de seguridad necesarias para el acceso y uso de los datos personales.

En este sentido, REPUESTO VERDE S.A.S., como encargado del tratamiento será responsable de cualquier divulgación de datos personales llevada a cabo por el personal de su organización ya que se encuentra prohibido de transferir a terceros los datos personales compartidos en virtud de los acuerdos comerciales suscritos, salvo que se le haya brindado consentimiento para su tratamiento y este sea requerido conforme a ley.

Artículo 33. Vigencia: El presente manual tendrá vigencia a partir del 25 de julio de 2025.